Organisation du rédacteur web freelance | nos 8 conseils

Lorsque l’on choisit de s’installer à son compte, on cherche une certaine forme de liberté dans le déroulement de son travail. Cependant, on peut rapidement se sentir dépassé par le manque de cadre que cela génère, surtout si l’on a été salarié auparavant. Pas de panique, il existe de nombreuses astuces pour associer les avantages du statut d’indépendant et la mise en place de l’organisation du rédacteur web freelance. Connaître son mode et son rythme de fonctionnement, installer des rituels, choisir le lieu qui nous convient le mieux ou encore s’aider d’outils de planification, sont des pistes à explorer. Voici nos 8 conseils pour organiser vos journées facilement et exercer votre métier de manière optimale.

1.     Choisir son lieu de travail

La priorité pour bien organiser son travail de rédacteur web est de définir ses besoins en matière de matériel. Si l’on pense directement à un ordinateur de qualité, des logiciels efficaces et pertinents, il est aussi important d’avoir en tête l’endroit d’où l’on souhaite pratiquer son métier.

En tant que freelance, vous avez le choix de travailler d’à peu près partout, vous pouvez même préférer varier les lieux d’exercice de votre profession. Le classique bureau chez soi peut tout à fait être suffisant et vous convenir parfaitement. Dans ce cas, il est conseillé d’avoir un emplacement calme d’où vous pourrez réfléchir, passer des appels téléphoniques ou faire des vidéos sans être dérangé. Cela peut donc être dans une pièce à part si vous avez de la place pour cela. L’important est d’être à l’aise et de pouvoir se concentrer, sans distraction, durant ses missions. Rappelons ici aussi qu’il y a tout intérêt à pouvoir séparer sa vie professionnelle de sa vie de famille et garder des instants pour soi, sans penser à la rédaction.

Certaines personnes préféreront la convivialité du coworking. L’avantage est alors de profiter d’une certaine forme d’émulation, en étant entouré d’autres indépendants ou salariés, venant, comme vous, travailler. L’ambiance de bureau peut être quelque chose qui vous convient et vous motive. La pause-café et les horaires conventionnels de bureau apportent un cadre nécessaire à certaines personnes pour obtenir une meilleure productivité. De plus, il est possible que vous rencontriez de nouveaux amis et des entrepreneurs qui ont aussi besoin de réseau. Le bouche à oreilles dans le métier de rédacteur web est une composante importante à prendre en compte. Si vous n’avez jamais essayé le cotravail, vous pouvez tenter le temps d’une journée et voir ce que cela vous apporte de positif ou non.

L’avantage de travailler quasi exclusivement sur un ordinateur, est que vous pouvez exercer votre profession d’où vous le voulez si votre matériel informatique est portable. Aller rédiger dans un café sympathique seul ou avec un autre freelance, chez un ami ou un membre de votre famille, c’est aussi une solution pour changer d’air ou profiter d’un endroit inspirant. Certains indépendants vont même jusqu’à modifier totalement leur mode de vie en devenant nomades. L’intérêt est de voyager, tout en pouvant travailler de manière efficace, souvent dans un véhicule aménagé, van ou camping-car. Si vous êtes friand de découvertes, l’aventure peut faciliter la créativité nécessaire à l’écriture web.

Enfin, il est essentiel d’avoir une source de luminosité naturelle lorsque l’on passe ses journées devant un ordinateur. Ne pas voir la lumière du jour pendant des heures n’est pas du tout agréable, l’éclairage artificiel est fatigant. Par conséquent, il est fortement conseillé de travailler près d’une fenêtre. Il est d’ailleurs important pour la santé de votre vue de faire des pauses régulières, de cligner des yeux, en regardant simplement dehors pendant quelques minutes. Cela peut être l’occasion de prendre l’air un instant.

À vous de trouver le bon équilibre pour décider de l’environnement qui vous convient le mieux. Mixer un peu de tout cela peut être aussi un excellent compromis et lutter contre la routine parfois un peu démotivante.  

2.     Sélectionner le matériel indispensable

Bien entendu, s’il n’y avait qu’un objet à sélectionner avec le plus grand soin, ce serait votre ordinateur. Il sera votre outil de travail quotidien, et même votre meilleur ami. Avoir un moniteur de bonne qualité est indispensable, mais le mieux est d’en avoir deux. C’est un confort à privilégier si vous avez la place et les moyens. Travailler sur un écran d’ordinateur portable est pratique, mais fatigant à la longue, au vu de sa taille modeste. Par ailleurs, l’écran devrait être situé à hauteur de vos yeux pour éviter les douleurs aux cervicales très handicapantes dans notre métier.

La souris est aussi un petit objet qu’il faut bien choisir. Pour éviter les tendinites du coude ou du poignet, vous pouvez utiliser une souris ergonomique. La position de la main sur la molette est idéale pour ne pas subir de crampes ni de tensions douloureuses. En 2 minutes, vous serez habitué à son fonctionnement qui est simple et très intuitif. Quand on sait qu’on clique chaque jour des centaines de fois sur ce petit objet, on comprend bien qu’il est vraiment important de bien le sélectionner.

Mac ou PC ? Chacun a ses préférences, mais il faut bien réfléchir au modèle à acheter, car il deviendra votre compagnon de travail pendant plusieurs années. De même, il est nécessaire de choisir un téléphone qui convienne à votre utilisation et surtout à vos besoins. Si votre but est juste d’être joignable ou de passer des appels aux clients, un simple téléphone fera l’affaire. Si vous souhaitez effectuer des visioconférences, avoir accès à internet sur votre appareil, vous devrez sélectionner un smartphone performant et faire bien attention aux possibilités offertes dans ces domaines, ainsi qu’au forfait idéal.   

La position devant un ordinateur ne doit pas être prise à la légère. Votre dos est aussi votre outil de travail et il faut en prendre bien soin. Un siège de qualité est de ce fait un investissement indispensable, c’est un véritable confort et cela fait partie de votre bien-être et donc, de votre efficacité.

Enfin, en complément de la lumière naturelle, il est nécessaire d’équiper son lieu de travail d’une bonne source d’éclairage artificiel. Lorsqu’il fait gris dehors, ou que l’on exerce son activité tôt le matin ou tard le soir, la lumière nous accompagne dans la rédaction et doit être suffisante pour ne pas fatiguer inutilement les yeux. Les écrans rétroéclairés des ordinateurs, tablettes ou téléphones devraient d’ailleurs être systématiquement dotés d’un filtre anti-lumière bleue qui protège la vue.

3.     Identifier son rythme de travail naturel

Nous sommes tous différents en ce qui concerne le rythme de travail, les moments de la journée où nous sommes les plus productifs, les plus créatifs. Si le milieu professionnel traditionnel impose des heures classiques de bureau allant de 8 heures du matin à 18 heures le soir, tout le monde n’y trouve pas son compte. En tant que freelance travaillant à distance et ayant beaucoup de marge de manœuvre pour rédiger à l’heure qui vous convient, vous pouvez tout à fait opter pour des horaires non-conventionnels. L’intérêt est donc d’identifier les moments de la journée où vous êtes le plus efficace, le moins fatigué, le plus productif.

Certains sont du matin. Se lever tôt n’est pas une contrainte pour eux et dès le lever du soleil, voire avant, les idées fusent et le travail se fait rapidement. Pour d’autres au contraire, l’émergence est difficile et ce n’est peut-être pas à 8 heures que la journée démarrera, mais un peu plus tard.

Ceux-ci sont peut-être plutôt opérants le soir, quand la maison est calme et que le téléphone ne sonne plus. Les distractions sont moins présentes et le potentiel créatif et rédactionnel se révèle être très efficace, à l’heure où les autres se couchent.

De même, si certains mettent un point d’honneur à ne pas travailler le week-end, pour d’autres, ce ne sera pas un problème. N’oublions pas tous ceux, et ils sont nombreux, qui sont bien plus productifs à la suite d’une courte sieste digestive en début d’après-midi, alors que d’autres ne supportent pas de couper la journée ainsi. Enfin, selon le niveau de stress, de fatigue, de nervosité que l’on traverse, il peut être utile de s’octroyer un moment de méditation, sophrologie ou relaxation, mais cela ne conviendra pas à tout le monde non plus.

Bref, nous voyons bien que chacun a son propre rythme et que vouloir uniformiser tout cela est contre nature. La bonne nouvelle est que vous allez pouvoir choisir ce qui vous correspond le mieux, mais il est tout d’abord nécessaire d’identifier votre rythme naturel et idéal. Il faut tester, essayer, noter vos sensations, ce qui fonctionne ou pas. Vous devrez sans doute ajuster tout cela au fur et à mesure de vos expériences, jusqu’à atteindre une cadence de croisière convenant à votre personnalité, votre mode de vie et votre mécanisme biologique.

4.     Gérer l’organisation du rédacteur web freelance à l’aide d’outils

Concernant les outils qui vont vous soutenir dans votre organisation, il existe à nouveau plusieurs écoles. Certaines personnes ont gardé l’habitude du papier et aiment conserver cette pratique. Elles vont alors fonctionner avec un agenda physique, des listes griffonnées au crayon, des Post-its, etc. Cela peut être très aidant et efficace, pour peu que l’on soit méthodique et que l’on n’oublie pas d’examiner régulièrement son planning.

Pour d’autres, les agendas électroniques, les rappels de rendez-vous par messages sur le téléphone, les calendriers partagés ou encore les outils de planification, sont devenus indispensables. Quand vous maîtrisez ces petits logiciels, il est, en effet, très pratique de pouvoir consulter vos impératifs sur votre téléphone ou votre ordinateur à n’importe quel moment. Ainsi, de nombreux programmes peuvent être utilisés pour concourir à la gestion optimale de vos journées de travail et gagner du temps. Ils sont notamment utiles pour :  

• chronométrer la durée passée sur chaque mission, ce qui est utile pour la facturation précise des clients ;
• administrer nos tâches, en proposant un découpage des activités en sous-objectifs que l’on peut annoter ou cocher une fois terminés ;
• respecter des délais, avec l’aide de rappels automatiques à paramétrer une semaine avant et la veille de la date limite ;
• corriger les fautes de frappe, d’orthographe ou de typographie, les répétitions, etc.

Chacun trouvera sa méthode préférée, quitte à mixer du papier et du numérique. L’important est de savoir ce que l’on doit faire, à quelle date et avec qui.

Afin de ne pas être dans le stress de la dernière minute, nous vous conseillons de toujours prévoir la fin d’un travail quelques jours avant l’échéance. C’est une bonne habitude à prendre, car il peut y avoir des contretemps ou des urgences à gérer en priorité, sans provoquer le bouleversement de l’ensemble de votre organisation.

5.     Mettre en place une routine flexible

Avoir des horaires flexibles est agréable, cependant, faîtes attention à la procrastination ! Mettre en place des habitudes qui correspondent à votre mode de fonctionnement vous permet de prévoir le déroulé d’une journée, de bien gérer vos tâches, de garder une énergie satisfaisante et une inspiration à toute épreuve.

La routine commence en premier lieu par un démarrage optimal de la journée. Cela passe par une bonne hygiène de vie, un nombre d’heures de sommeil raisonnable et des repas réguliers et équilibrés. Boire suffisamment d’eau et se lever, bouger, aller marcher pendant une pause ou faire un peu de sport chaque jour sont des astuces vraiment efficaces pour conserver son énergie et sa motivation.

Comme vous travaillez dans un lieu clos la plupart du temps, il est également important de penser à aérer la pièce, pour donner un coup de frais à votre lieu de travail avant de vous remettre en mouvement.

Au niveau de votre organisation, des rituels à vite ancrer dans votre quotidien sont intéressants à définir. Ainsi, vous pouvez commencer vos journées en traitant vos e-mails, ou en accomplissant une veille rapide en matière de référencement ou d’articles à lire sur la rédaction web. La facturation pourra être réalisée chaque vendredi par exemple, de 10 heures à 12 heures. De cette manière, ce créneau sera réservé de manière hebdomadaire et cela deviendra une habitude.

Organiser son emploi du temps à l’avance le dimanche pour la semaine à venir, permet de visualiser en un coup d’œil les urgences, les nouveautés, les recherches à opérer, les rendez-vous programmés ou à prévoir, etc. Chaque soir, regardez la planification du lendemain afin de l’avoir en tête dès que vous vous levez. Bien entendu, dans le calendrier, pensez toujours à conserver des plages horaires libres, qui serviront à bien réagir face aux imprévus.

En effet, si la routine est importante pour gérer son entreprise, il vous faudra régir les urgences, les modifications de dernières minutes, les contretemps et les aléas de la vie professionnelle, mais aussi personnelle. Le rédacteur web freelance doit donc accepter une part de flexibilité dans son organisation et son agenda.

6.     Optimiser son temps de travail

Chacun a ses préférences en matière d’organisation et de découpage de ses journées de travail. À vous de découvrir les vôtres et de les mettre en pratique. Ainsi, certaines personnes privilégient l’exécution d’une tâche unique tout au long de la journée. Par exemple, faire toutes les recherches d’informations et de sources fiables de l’ensemble des textes à rédiger pour la semaine peut faire gagner du temps. D’autres seront plus efficaces en diversifiant les missions au quotidien. De même, à vous de voir si vous préférez travailler directement sur ordinateur, ou si vous vous sentez plus performant en commençant par prendre des notes sur un carnet.

Afin de gagner en productivité, c’est-à-dire de travailler plus rapidement et surtout sans perdre de temps, il est important de visualiser au jour le jour nos réalisations. Ainsi, les actions à accomplir sont connues et la durée à consacrer à chacune d’elles bien anticipée. Procéder à sa veille SEO, publier sur les réseaux sociaux, faire de la prospection, de la recherche d’information, prévoir un audit ou encore enregistrer une vidéo à l’attention d’un prospect, cela s’organise. Tout ceci demande une programmation suffisamment réaliste pour que le rédacteur web ne soit pas sans arrêt en train de courir après la montre.

Lorsque vous effectuez un planning éditorial pour un client, le but est d’anticiper sur un moyen ou long terme tous les contenus rédactionnels les plus intéressants et réguliers possibles. Pourquoi ne pas utiliser cet outil efficace pour gérer votre entreprise ? Tout ce qui sera noté à l’avance vous fera gagner du temps le moment venu. Alors nous vous conseillons au maximum de mettre en place un planning, où les travaux à produire seront positionnés dans des tranches horaires concrètes, avec toujours une marge de sécurité par prudence. Non seulement cela vous permettra d’être à jour sur les missions à accomplir, mais vous aurez également un regard global sur les compositions des jours ou semaines à venir.

Il y a forcément des tâches que vous préférez et d’autres que vous aimez moins. Souvent, le rédacteur web n’éprouve pas de plaisir à faire sa comptabilité ou sa déclaration de chiffre d’affaires à l’URSSAF. Pour ne pas procrastiner sur ces actions moins intéressantes, mais nécessaires, autant les terminer le plus vite possible. Alors, prévoyez un moment précis dans la semaine ou le mois pour cela et ne trichez pas ! Soyez fier d’avoir terminé les tâches les moins amusantes du métier et profitez ensuite du temps restant pour faire ce que vous appréciez le plus : écrire, auditer ou corriger.

7.     Développer sa propre méthode d’organisation pour gagner du temps

En tant que travailleur indépendant, vous allez vite vous rendre compte qu’il est absolument nécessaire et fondamental d’avoir une méthode d’archive et de rangement carrée. Dans ce métier, nous créons, partageons et utilisons un nombre très important de données, de documents et de sources. Toute information approximative ou non précise étant à exclure, il faut garder sous la main l’ensemble des fichiers indispensables à la réussite de vos missions.-

Pour cela, un procédé de classement bien étudié doit être employé systématiquement. Il n’y a rien de plus pénible que de se rendre compte que l’on a oublié de sauvegarder une source et de perdre du temps à rechercher une donnée que l’on avait déjà trouvée ! Toutes les pages internet consultées et intéressantes doivent être recensées et conservées soit dans un document spécifique, soit en les épinglant dans la barre d’outils de votre navigateur, dans des dossiers dédiés.

De même, tous les textes que vous rédigez ou corrigez doivent être faciles d’accès. Une astuce très pratique est de les garder dans un espace de stockage en ligne. Ainsi, vous accéderez à vos fichiers n’importe quand, n’importe où, même depuis un autre ordinateur que le vôtre.

Dans tous les cas, l’architecture de vos classeurs informatiques doit être claire et bien paramétrée pour vous permettre de retrouver en un clin d’œil le document recherché. Une hiérarchisation par année puis par mois et finalement par client, ou l’inverse (d’abord par client puis par période) est le plus simple et le plus courant. Peut-être avez-vous d’autres idées issues de vos expériences passées ?

Enfin, un conseil d’ami : faites une sauvegarde du contenu de votre ordinateur très régulièrement. On n’est jamais à l’abri d’un plantage, d’une panne, d’une coupure d’électricité au mauvais moment ou même d’un cambriolage ou d’un piratage informatique. Que vous préfériez utiliser un enregistrement en ligne sur un espace de stockage protégé et personnel ou plutôt un disque dur externe, voire les deux, l’important est de toujours disposer d’une sauvegarde récente. Ceci vous évitera de perdre des semaines de travail et de vous mettre dans une situation inconfortable vis-à-vis de vos clients.

8.     Profiter de son statut de rédacteur web freelance

Terminons cette liste d’astuces pour gérer l’organisation du rédacteur web freelance en insistant sur les raisons pour lesquelles vous avez choisi d’exercer votre métier en tant qu’indépendant. La liberté, la flexibilité peuvent tout à fait être une réalité lorsque l’on travaille à son compte. Cependant, pour en profiter, il faut savoir construire une stratégie fonctionnelle adaptée. Ainsi, si vous souhaitez prendre des vacances, vous pouvez simplement les prévoir et les anticiper, de telle sorte que votre absence ne cause aucun préjudice à votre entreprise. Prendre de l’avance et programmer la publication de contenus rédactionnels sans que l’on ait besoin de notre présence est réalisable sans difficulté.

Le freelance est maître à bord et peut juger nécessaire de refuser un contrat trop éloigné de ses valeurs ou non écologique pour sa santé physique ou mentale. Une mission mal rémunérée qui demande énormément de recherches et d’heures de travail n’apporte pas de satisfaction à son auteur. De même, si un client exige des performances chiffrées qui ne vous plaisent pas, vous êtes libres de stopper la collaboration. Si le salarié subit souvent, l’auto entrepreneur choisit et décide.

Un dernier conseil : ne restez pas seul. De nombreuses associations et clubs d’entrepreneurs existent un peu partout en France. Ces contacts vous apporteront du soutien et des encouragements, un réseau efficace et varié, mais aussi des relations humaines et la rupture de l’isolement du travailleur à domicile. Parler de son quotidien à des gens qui le comprennent, c’est nettement plus agréable et motivant que de devoir expliquer à son voisin ou à sa grand-mère en quoi consiste la profession de rédacteur web. Simplement papoter avec des entrepreneurs fait souvent du bien, pensez-y.

Le métier de rédacteur web permet de diversifier les activités et offre une liberté et une flexibilité qui n’ont pas d’équivalence dans le monde du salariat. Cependant, la gestion de son entreprise demande un peu de planification et d’anticipation. Vous verrez que les bonnes habitudes s’installent rapidement. L’organisation du rédacteur web freelance passe par l’identification des rythmes et méthodes de travail idéaux, propres à chacun. Lorsque l’on a mis en place des routines dans l’environnement qui nous convient, tout devient plus facile et l’on est beaucoup plus efficace. Quelles sont vos bonnes pratiques au quotidien pour gagner du temps et de la productivité ? Envoyez-nous un message si vous souhaitez que nous en parlions ensemble !

Cet article a été rédigé par Audrey Thiéry : https://www.linkedin.com/in/audreyredactionweb/